Szakmai | Személyes | FOTÓZZ! - Szabaegyetem | Fényképalbum

Erika - Kollégiumi nyilvántartórendszer

A szegedi Károlyi Mihály kollégium 800 férőhelyével az ország nagy egyetemi kollégiumai közé tartozik, épp ezért korán felmerült az igény egy digitális hallgató nyilvántartás létrehozására. A korábbi kisérletek után a kollégium vezetőségével együttműködve az ezredforduló táján láttunk munkához. Elsőként egy fél évig tesztüzemben működő prototípus készült el, majd a használat során felhalmazott tapasztalatokkal gazdagabban láttam hozzá a végleges, azóta is működő rendszer létrehozására.

A minél bővebb funkcionalitás mellett kitűzött cél az egyszerű használat és a lehető legnagyobb flexibilitás megteremtése. Ez utóbbi két, egymásnak némileg ellentmondó szempont eredményezte a rendszer kétarcúságát. A felhasználó (könyvtáros, raktáros, pénzügyes, nevelő tanár) felé a rendszer egyszerű és könnyen áttekinthető. Minimális számítóstechnikai ismeretek elegendőek a használathoz.

Erika másik arcát csak a rendszer admininsztrátorának mutatja meg. Természetesen az adminnak sem kell programozói készségekkel rendelkeznie, de ha kellőképp átlátja a működési elveket, szinte bármit megtehet. Így megvalósítható, hogy a láthatási jogosultságok egészen a primitív adatszintig szabályozhatók, hogy a rendszerváltozók segítségével az épp szezonálisan leghatékonyabb keresés is szabályozható.

Hallgatói adatbázis

A rendszer magját a hallgatók nyilvántartása jelenti. Szigorú jogosultsági szintek szabályozzák, hogy a program használói csak a számukra valóban szükséges adatokhoz férhessenek hozzá. A fényképes adatlapok létrehozása lehetővé teszi, hogy az épület portáit is a rendszerbe kötve, a belépőkártyákkal való visszaélések gyorsan kiszürhetők legyenek.

A nyilvántartások folytonosságát megtartandó, a digitális adatlapokkal párhuzamosan a korábbi kartonok is elkészülnek, egy kattintás és már nyomtatja is őket a megfelelő nyomtató!

A kollégium lakóihoz a rendszer státuszokat rendel, melyek hallgató és a kollégium közötti kapcsolatot tükrözi. A rendszerbe kerüléskor beköltözhet státuszt kap mindenki. A státusz alapján bárki (akinek joga van hozzáférni ehhez az adathoz) könnyedén megállapíthatja a hallgató jogviszonyát. Így nem történhet meg, hogy nevelőtanár engedélyezi a kiöltözést, amig tegyük fel egy könyvtári könyv még a kollégistánál van, annak ellenére, hogy természetesen csak a könyvtárosok láthatják, milyen könyvek is vannak kiadva.

A fénykép általában a beköltözéskor készül, erre tetszőleges digitláis fényképezőgép vagy kamera hasznáható. A kép elkészülte után a program azt automatikusan a megfelelő méretre és formátumra konvertálja.

Kollégiumi szobaadatbázis

Mint ahogy az iskolákban az órarend összeállítása, egy kollégiumban a szobabeosztás elkészítése jelenti a legtöbb fejfájást augusztus második felében a feladattal megbízott szerencséseknek. A rendszer szoba nyilvátartása ezt a feladatot igyekszik megkönnyíteni. A mellékelt illusztráción épp egy szintlista látszik. A különböző színek a szoba "nemét" jelentik, a zöld a koedukált jelölése. Minden szobához rendelhető férőhely, típus, nem és hálózati ellátottság, melyek könnyen leolvashatók az összefoglaló ábráról.

Nem kell minden éven újból kezdeni a teljes beosztást, hisz akik a kollégiumban maradnak automatikusan az előző évi szobát kapják, bár ez természetesen módsoítható. A rendszer integritásellenörző feltételeinek köszönhetően, nem fordulhat elő, hogy egy három ágyas szobában év elején négyen néznek egymásra tanácstalanul.

Lakva ismeri meg az ember a másikat tartja a mondás, és ez egy kollégiumra fokozottan igaz. A szobacsere menüpont alatt akár körkörös cserék is gond megvalósíthatók. A programcsomaghoz tartozó keresés összetett feltételek megadását teszi lehetővé, hogy minden egyedi igény könnyen kiszolgálható legyen. A szintekre kerülő szintlistákkal sem kell többé Excelben vagy Wordben bajlódni, a nyomtatásra optimalizált változat bármely szövegszerkesztőbe behívható.

Kollégiumi díj

Ideális esetben egy kollégistának évközben a köllégiummal mint szervezettel nincs sok dolga. A kollégiumi díjat azonban havonta fizetni kell, és így azt nem árt nyilvántartani. Bár sokféle megoldást próbáltak már ki szerte az országban, talán a legelterjedtebb még mindig a csekkel fizetés.

Mivel a legtöbb egyetemi/fősikolai hallgató szerény költségvetésből kénytelen gazdálkodni havonta, nem rirtka, hogy a havi díj késedelmesen kerül befizetésre. A rendszer könnyen átlátható webes felületet kínál a befizetések és külön a késedelmes befizetések nyomon követésére, valamint lehetőség van a listák CSV formátumban való letöltésére is, mely filetípust bármely táblázatkezelővel beolvashatjuk.

Könyvtári kölcsönzés

A prgramcsomag kiegészítő modulja a könvytári nyilvántartás, mely természetesen nem vetekedhet a nagy könyvtárak programrendszereivel, de a helyi igényeknek minden további nélkül megfelel. Mivel a rendszer szerves része része, ezért ahogy kollégiumi díj tartozással, úgy könyvtári tartozással sem költözhet ki hivatalosan egy hallgató sem.

A jogosultságok helyes beállítása esetén nem kell attól tartani, hogy a könyvtárosok -akik gyakran a kollégium lakói közül kerülnek ki- bármilyen módon visszaélhetnének hozzáférésükkel.

Raktár

Kollégiumonként változó, hogy mit biztosítanak a férőhelyen kívül egyéni használatra. A Károlyiban lehetőség volt asztali lámpák, álló szárítók, ágyneműk igénylésére, melyet a hallgató a raktárban igényelhetett, majd egész évben használt. Természetes volt az igény hogy ez a nyilvántartás is kerüljön egy fedél alá az egységes kollégiumi rendszerrel.

Az átvételi elismervény kézzel való kitöltése és lefűzése helyett a digitális megoldás nemcsak felgyorsítitta a munkamenetet, de a hibázás lehetőségét is csökkentette. Nem melleslegesen, mivel automatikusan felugró ablakban a raktáros rögtön ellenőrizni tudta, hogy az adott szoba korábban beköltözött lakói mit igényeltek már, így a szűkös raktárkészelttel való gazdálkodás is könyebbé vált.

© 2000 - 2005, ozy.hu